ビジネスメールで「大変恐縮ですが」と言いたいのですが、英語ではどう言います？

ビジネスシーンで「大変恐縮ですが」を英語で表現することは、日本語のニュアンスを正確に伝える上で、意外に難しいものです。単なる謝罪だけでなく、状況によっては謙遜ややんわりとした断り、あるいは依頼を柔らかく伝えるためのクッションとしての役割も担うからです。「大変恐縮ですが」というフレーズは、その文脈によって様々な意味合いを含んでいるため、英語で的確に言い換えるには、状況をしっかりと把握し、適切な表現を選ぶ必要があります。

この記事では、「大変恐縮ですが」という日本語表現を、ビジネスシーンにおける様々な状況別に英語でどのように表現できるのかを詳しく解説します。単純な「I apologize」や「I’m sorry」では済まされない、より洗練された表現方法を提案することで、あなたのビジネスコミュニケーションのスキルアップに貢献します。

1. 謝罪を伝える場合

「大変恐縮ですが、ミスをしてしまいました」のような状況では、ミス内容に具体的な言及を加えることが重要です。単に謝罪するだけでなく、何があったのか、そして今後どのような対策を取るのかを明確にすることで、相手への信頼回復につながります。

• I sincerely apologize for the error in the previous report. （前回のレポートの誤りについて、心からお詫び申し上げます。）
• Please accept my sincerest apologies for the delay in responding to your email. （メールへの返信が遅れたことについて、深くお詫び申し上げます。）
• I am truly sorry for the inconvenience caused by the system malfunction. （システムの故障によりご迷惑をおかけしたことを、心よりお詫び申し上げます。）
• We deeply regret any inconvenience this may have caused you. （このことでご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げます。）

これらの表現は、単なる謝罪だけでなく、責任感と誠意を示すことで、相手への信頼を取り戻すことに役立ちます。「sincerely」「deeply」「truly」といった副詞を使用することで、謝罪の誠意をより強調できます。

2. 依頼や依頼の変更を伝える場合

「大変恐縮ですが、〇〇をお願いできませんでしょうか」のように、依頼を柔らかく伝える場合、「大変恐縮ですが」は、依頼を断られる可能性を考慮した上で、相手への負担を最小限に抑えようとする配慮を表しています。

• I would be grateful if you could possibly assist me with this matter. （この件に関してご協力をいただければ幸いです。）
• Would it be possible for you to…? （〇〇していただけますでしょうか？）
• I understand this is a significant request, but… （これは大きなお願いだと承知しておりますが…）
• I’m hoping you might be able to… （もしかしたら〇〇していただけるのではないかと期待しております。）

これらの表現は、直接的な依頼よりも柔らかく、相手への配慮を示すことができます。「grateful」「possible」「hope」といった単語を使うことで、より丁寧な印象を与えます。

3. 断りを伝える場合

「大変恐縮ですが、お断りさせていただきます」のように、断りを伝える際に「大変恐縮ですが」を使うことで、断りの理由を丁寧に説明し、相手への配慮を示すことができます。

• While I appreciate your offer, I regret to inform you that I am unable to accept at this time. （ご提案ありがとうございますが、現時点ではお受けすることができません。）
• Thank you for your kind invitation, however, due to prior commitments, I will unfortunately be unable to attend. （ご親切なご招待ありがとうございます。しかしながら、都合により参加することができません。）
• I’m afraid I won’t be able to meet your request at this time. (申し訳ございませんが、現時点ではご要望にお応えできません。)

断りの際には、断る理由を明確に伝えることが重要です。単に「no」と言うのではなく、なぜ断らざるを得ないのかを丁寧に説明することで、相手との良好な関係を維持できます。

以上の例のように、「大変恐縮ですが」を英語で表現するには、文脈を正確に理解し、状況に最適な語句を選択することが不可欠です。 単語の選択だけでなく、文全体の流れやトーンにも注意を払うことで、より効果的なビジネスコミュニケーションを実現できます。 常に相手への配慮を忘れずに、適切な表現を選びましょう。