顧客名簿の保管期間は？

顧客名簿の保管期間

顧客名簿を保管する期間は、関連する法律や規制、業界の慣行によって異なります。ただし、多くの場合、取引終了後、数年間（通常 3 ～ 7 年）の保管が義務付けられています。

起算日

顧客名簿の保管期間の起算日は、通常、事業年度終了日の翌日から 2 か月後です。例えば、2023 年 3 月 31 日に事業年度が終了した場合、顧客名簿の保管期間は 2023 年 5 月 31 日から開始されます。

具体的な保管期間

具体的な保管期間は、次の要因によって異なる場合があります。

• 取引の種類（例：販売、サービス、サブスクリプション）
• 関連する書類の種類（例：契約書、請求書、注文書）
• 税務上の要件
• 民法上の時効期間
• 業界のベストプラクティス

商法上の要件

商法第 280 条では、商人は、取引に関連する帳簿書類を 10 年間保存する義務が課されています。この義務には、顧客名簿も含まれる可能性があります。

税務上の要件

税法では、税務申告書に関連する書類を 7 年間保存する義務が課されています。顧客名簿が税務申告に関連する場合、7 年間保管する必要があります。

民法上の時効期間

民法では、債権の消滅時効が 10 年に設定されています。したがって、顧客からの請求権を主張する場合に備えて、顧客名簿を 10 年間保管することをお勧めします。

業界のベストプラクティス

業界によっては、顧客名簿のより長い保管期間がベストプラクティスとして推奨されている場合があります。例えば、医療業界では、患者の記録を少なくとも 7 年間保管することが一般的です。

安全な保管方法

顧客名簿は安全かつ安全な場所で保管する必要があります。物理的なファイルやデジタルファイルのどちらの形式でも保管できますが、機密保持とデータ侵害のリスクを軽減するための適切な対策を講じる必要があります。

廃棄時の手順

顧客名簿の保管期間が終了したら、適切な手順に従って安全に廃棄する必要があります。破砕や焼却などの安全な廃棄方法を使用する必要があります。