ビジネスで「外出しております」は使える？

ビジネスで「外出しております」は失礼？電話応対から考える、適切な不在時の伝え方

ビジネスシーンにおける言葉遣いは、相手に与える印象を大きく左右します。特に電話応対は、企業の顔とも言える重要なコミュニケーション手段です。その中で、相手が不在であることを伝える際に用いられる「外出しております」という表現は、本当に適切なのでしょうか？

結論から言うと、「外出しております」という表現は、相手や状況によっては失礼にあたる可能性があります。 特に、お客様や上司からの電話に対して使用するのは避けた方が賢明です。なぜなら、「おります」という謙譲語は、本来、自分の側の行為に対して使用する言葉であり、相手の行動に対して使うのは不自然だからです。

では、具体的にどのような表現がより適切なのでしょうか？

1. 誰が不在なのかを明確にする:

単に「外出しております」と言うよりも、「〇〇（名前）は外出しております」と、誰が不在なのかを具体的に伝えることで、より丁寧な印象を与えられます。相手は「誰に連絡を取りたかったのか」が明確になり、無駄なやり取りを避けることができます。

2. 状況に応じた表現を使い分ける:

• 「席を外しております」: 短時間席を離れている場合に使用します。
• 「ただいま不在でございます」: 比較的長時間不在の場合や、会議などで席を外している場合に使用します。
• 「〇〇は、本日外出しております」: 当日中に戻ってくる予定がない場合に使用します。
• 「〇〇は、〇〇（出張先など）へ出張しております」: 出張などで長期不在の場合に使用します。

3. 相手への配慮を忘れずに:

不在を伝えるだけでなく、相手への配慮を示すことが重要です。

• 「〇〇（名前）が戻り次第、折り返しご連絡差し上げてもよろしいでしょうか？」
• 「何か急ぎのご用件でしたら、〇〇（担当者）に申し伝えますが、いかがでしょうか？」
• 「〇〇時頃には戻る予定です。その頃に再度お電話いただけますでしょうか？」

このように、相手に選択肢を提示したり、用件を伺ったりすることで、相手の不便さを最小限に抑えることができます。

4. その他の注意点:

• 「～でございます」といった丁寧語を適切に使いましょう。
• 早口にならないように、落ち着いて話しましょう。
• 相手の言葉遣いに合わせて、より丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

まとめ:

ビジネスシーンにおいて、不在を伝える際には、単に「外出しております」と言うのではなく、誰が不在なのかを明確にし、状況に応じた適切な表現を使い分けることが重要です。また、相手への配慮を忘れず、丁寧な言葉遣いを心がけることで、相手に好印象を与え、スムーズなコミュニケーションを実現することができます。常に相手の立場に立った応対を心がけましょう。