源泉徴収票の電子交付はコピーでできますか？

源泉徴収票の電子交付、コピーでの提出…便利だけど、本当に大丈夫？

平成31年4月1日以降、確定申告書への源泉徴収票の添付が不要になったことで、電子交付された源泉徴収票のコピーや、紙媒体の源泉徴収票のコピーを提出しても問題ない、と考える方が増えています。確かに、確定申告の提出に際し、税務署が求めるのは源泉徴収票に記載されている情報であり、その情報が正しく確認できれば、原本である必要はない、というのが一般的な理解です。しかし、この「コピーでも大丈夫」という認識には、いくつかの注意点が存在します。

まず、コピーで問題ない、という前提はあくまでも「確定申告の提出」に限定されます。源泉徴収票は、会社が従業員に対して、その年の給与所得と源泉徴収された税額を証明する重要な書類です。確定申告とは別に、この書類が必要となるケースは多々あります。例えば、住宅ローン控除の申請、マイナンバーカードの申請、奨学金返還の際の所得証明、生命保険の契約などです。これらの手続きにおいて、コピーが許容されるか否かは、各機関の規定に依存します。中には、原本もしくは原本と同一の効力を持つ公的書類（例えば、会社が発行する「原本証明」付きのコピー）を求める機関もあるでしょう。

コピーを使用する際のもう一つのリスクは、情報の改ざんです。悪意のある改ざんは稀かもしれませんが、うっかりミスによる誤った情報のコピー提出も考えられます。例えば、コピー機の設定ミスで文字が薄く印刷され、重要な数値が判読不能になったり、複数枚をまとめてコピーした際にずれが生じ、数値の一部が欠損したりする可能性があります。これらのミスは、税務署への提出では問題にならないかもしれませんが、他の機関への提出においては、書類不備として却下される可能性があります。

電子データで受け取った場合も同様の注意が必要です。電子データは容易に改ざんされる可能性があり、データが破損したり、ウイルスに感染するリスクも存在します。PDF形式で受け取ったデータは、印刷して紙媒体として保管しておけば、万が一のデータ消失にも備えられますが、データの改ざん防止には十分な注意が必要です。スクリーンショットのような画像形式での保存は、情報が劣化しやすく、後々問題が生じる可能性もありますので、お勧めできません。

結論として、源泉徴収票のコピーを使用すること自体は、確定申告においては問題ありません。しかし、他の目的で源泉徴収票が必要となる可能性を考慮し、原本を大切に保管しておくことが重要です。また、コピーを使用する際には、情報が正確に読み取れるよう高画質で印刷し、保管も適切に行うべきです。 必要な情報が確実に読み取れる高品質なコピーであれば、確定申告には問題ないものの、万が一に備え、原本は大切に保管し、コピーを使用する際は、その用途と各機関の要求事項を事前に確認することが、トラブルを防ぐ上で最善策と言えるでしょう。 そして、電子データの場合は、信頼できる安全な方法で保存・管理を行うことが不可欠です。 単に「コピーでも大丈夫」と安易に考えるのではなく、それぞれの状況に応じて適切な対応をとることが求められます。