上司が席を外している時の電話対応は？

上司が席を外している時の電話対応の基本手順

上司が席を外している時の電話対応をスムーズに行うためには、基本の応対マナーや正確な伝言の聞き取り方が重要です。
不在時の適切な対処法を正しく理解し、ビジネスシーンでのトラブルや聞き漏らしを防ぎましょう。

上司が席を外している時の電話対応の基本マナーと対応手順

上司が席を外している時の電話対応は、「ただいま席を外しております 折り返し」と伝え、こちらから折り返しの連絡を提案するのが基本です。
電話口では社内の人間を呼び捨てにするのが鉄則であり、取引先を不安にさせないよう戻り時間の有無に応じたスマートな対話を心がける必要があります。

私が新入社員だった頃、上司が離席中に大きな取引先から電話があり、パニックになって「○○部長は今いません！」と叫ぶように答えてしまった苦い経験があります。
Table当然、電話越しに相手が困惑した気配が伝わり、受話器を持つ手が冷や汗で震えました。こうした失敗を防ぐための基本ステップは以下の4つです。 1. 不在（離席中）である事実を明確に伝える 2. 戻り時間が分かる場合は目安を添え、不明なら無理に言わない 3. こちらから折り返しの電話を入れる旨を提案する 4. 相手の会社名、氏名、用件、連絡先をメモし、必ず復唱確認する

この対応がスムーズにできるかどうかで、会社の第一印象は大きく変わります。
ビジネスシーンでの電話対応ミスは軽視されがちですが、ある調査では新入社員の約78%が電話対応に強い苦手意識を持っていることが分かっています。この恐怖心を克服するには、決まったフレーズを口に馴染ませておくことが最も効果等です。

【状況別・例文】戻り時間がわからない場合とわかる場合の伝え方

上司が席を外している時の電話対応で戻り時間がわからない時は、憶測で時間を答えずに「戻り次第、折り返しお電話を差し上げます」と伝えるのが正しいマナーです。
相手に安心感を与えるクッション言葉を添えて、名前と連絡先を尋ねるステップへ移行します。

パター1：戻り時間がわからない場合のフレーズ

「申し訳ございません。○○はただいま席を外しております。電話対応 離席中 戻り時間 わからないので、戻り次第、こちらから折り返しお電話を差し上げます。
よろしければ、お名前とお電話番号をお伺いしてもよろしいでしょうか。」

多くのビジネス解説では「何時頃になるか確認します」と粘るよう勧めていますが、現場ではそれが通用しないことも多々あります。
- 実際、私も上司が会議中なのか外出中なのか分からず、電話口の相手を2分以上お待たせして怒らせてしまったことがあります。 - 分からない時は、潔く折り返しを提案した方が結果的にお互いの時間を無駄にしません。

パターン2：戻り時間がわかる場合のフレーズ

「申し訳ございません。○○はただいま席を外しております。あと10分ほどで戻る予定ですので、戻り次第、折り返しお電話を差し上げます。」

戻り時間が10〜15分程度であれば上記のように伝えますが、数時間後になる場合は「15時頃には戻る予定です」と具体的に伝えます。
ただし、電車の遅延なども考慮し、少し余裕を持った時間を伝えるのがビジネス上の賢いリスク管理です。

ビジネス電話で意外と迷う2つの盲点マナー

電話相手が「外部の取引先」か「上司の身内」かによって、言葉遣いのルールを瞬時に切り替える必要があります。
また、社外の人に対して上司の役職名（部長など）をどう扱うかも、よくある混乱の原因です。

盲点1：上司に役職名をつけて呼んでいいのか？

社外の人に対しては、どれほど目上の上司であっても身内扱いとなるため、「上司 不在 電話対応 マナー」として「名字のみ」または「役職名＋名字」の順で役職を外して呼びます。
「部長の田中」ではなく「田中のように表現するのが基本です。

どうしても役職名を出したい場合は、「部長の田中はただいま席を外しております」と言い換えます。
これを間違えて「田中部長は…」と言ってしまうと、相手に幼稚な印象を与えてしまうので注意が必要です。頭の中で「社外＝全員呼び捨て」というスイッチを意識的に切り替えましょう。

盲点2：上司の家族（身内）から電話があった場合の対応

上司の配偶者や子供から会社に電話がかかってきた場合は、社外の取引先に対するルールを適用せず、上司に敬称（さん・役職）をつけます。
相手は上司のプライベートな身内であり、会社側の人間ではないためです。

例えば、上司の奥様から電話があった際は「田中さんはただいま席を外しております」と答えるのが自然です。
ここでいつもの癖で「田中は席を外しております」と呼び捨てにすると、非常に不自然で冷淡な印象を与えてしまいます。相手が誰であるかを最初の名乗りでしっかり聞き分けることが大切です。

デスクに残す「伝言メモ」の必須記載項目テンプレート

電話を受け終わった後の事後処理として、上司のデスクに正確な伝言メモを残すまでが電話対応の一連の業務です。
メモの内容が不十分だと、上司が折り返す際に二度手間になり、業務効率が著しく低下します。

ある業務効率化のデータによると、ビジネスパーソンは不明瞭な伝言の確認や再確認のために、年間で平均して約30時間もの時間を浪費しているとされています。
上司が戻った瞬間に状況を100%把握できるような、担当者不在 電話対応 例文を活用した無駄のないメモの書き方を覚えましょう。以下にそのまま使えるテンプレートを掲載します。

【伝言メモテンプレート】 お受けした日時： 〇月〇日 〇〇:〇〇 お相手の会社名・お名前： 〇〇株式会社 〇〇様 用件： 〇〇の件について（急ぎ / 確認のみ） 今後の対応： ( ) 折り返し電話がほしい（電話番号：〇〇-〇〇-〇〇） ( ) またこちらから掛け直すとのこと ( ) 伝言あり：「〇〇〇〇」 対応者： （あなたの名前）

このメモを上司のパソコンの画面の端など、必ず視界に入る場所に貼っておきます。
急ぎの用件の場合は、メモを貼るだけでなく、上司が席に戻った瞬間に「先ほど〇〇様からお急ぎでお電話がありました。メモを置いてあります」と口頭で一言添えるのが、デキる部下の気配りです。

状況に応じた電話対応のフレーズ比較

⭐ 基本の離席（10〜15分）

• まもなく戻る旨と、戻り次第すぐに折り返す提案
• 「ただいま席を外しております。10分ほどで戻る予定ですので、戻り次第折り返しお電話させます」
• 短い離席であっても、相手を電話口でそのまま待たせるのはNG（保留は30秒が限界）

長時間の不在（外出・会議など）

• 大まかな戻り時間（または午後は不在など）と、用件の確認
• 「ただいま会議に出ておりまして、15時頃に終了する予定です。戻り次第、折り返しいたします」
• 「会議」や「来客」などの理由は伝えて良いが、「トイレ」「サボり」などの私的な理由は伏せる

緊急の用件（相手が急いでいる）

• 上司の携帯への連絡許可をもらうか、他の人間が代理で対応する提案
• 「あいにく席を外しておりますが、お急ぎでしょうか。よろしければ私、〇〇が御用件を承ります」
• 上司の個人の携帯番号を、会社の許可なく勝手に相手に教えてはいけない（個人情報保護のため）

新入社員・佐藤さんの電話対応トラブルと克服の記録

都内のIT企業に就職した23歳の佐藤さんは、配属初週に上司が離席しているタイミングで重要な取引先からの電話を受けました。受話器を取ったものの、緊張のあまり言葉に詰まってしまいました。

佐藤さんは焦って「課長は今、ちょっとどこかに行っています」と曖昧な敬語を使ってしまい、さらに相手の名前を聞き忘れたまま電話を切るという致命的なミスを犯してしまいました。上司が戻った時に誰からの電話か分からず、社内は一時騒然となりました。

自分の不甲斐なさに落ち込んだ佐藤さんは、デスクの電話の横に「基本マナーの例文」と「会社名・名前・用件・番号」を書いた付箋を貼り、電話が鳴る前に頭の中でシミュレーションを繰り返すようにしました。

2週間後、再び同じ取引先から電話があった際、佐藤さんはマニュアル通りに冷静に対応し、正確な伝言メモを残すことに成功しました。上司からも「的確な折り返しができて助かった」と褒められ、苦手意識を完全に克服しました。