控除証明書の原本は保管する？

控除証明書の原本は本当に保管すべき？保管義務と注意点

年末調整や確定申告で欠かせない控除証明書。保険料控除証明書や住宅ローン控除証明書など、さまざまな種類がありますが、これらの原本をどのように保管すべきか、疑問に思ったことはありませんか？

多くの場合、年末調整は会社で行われるため、従業員は控除証明書を会社に提出します。ここで重要なのが、会社側の保管義務です。

原則として、会社は提出された控除証明書の原本を、提出期限の翌々年から7年間保管する必要があります。 これは、税務署からの調査が入った際に、控除の根拠となる書類を提示できるようにするためです。法律で定められた義務であり、怠ると罰則が科せられる可能性もあります。

しかし、近年ではペーパーレス化が進み、控除証明書を電子データで提出するケースも増えてきました。電子データで提出された場合、会社はデータ原本を保存していれば、紙の書類を保管する必要はありません。 従来の紙での管理に比べ、保管スペースの削減や検索性の向上など、多くのメリットがあります。

では、従業員側は控除証明書をどのように保管すればよいのでしょうか？

従業員自身は、会社に提出した控除証明書のコピーを保管しておくことをお勧めします。 万が一、税務署から問い合わせがあった場合や、転職などで過去の年末調整内容を確認する必要が生じた際に、役立ちます。

特に注意したいのが、住宅ローン控除です。住宅ローン控除は、初年度は確定申告が必要で、2年目以降は年末調整で控除を受けられます。しかし、住宅ローン控除を受けるためには、税務署から送付される「住宅借入金等特別控除証明書」を、年末調整の際に勤務先に提出する必要があります。 この証明書は、通常、確定申告を行った翌年の10月頃に送られてきますので、紛失しないように大切に保管しましょう。

また、生命保険料控除証明書についても、加入している保険会社から毎年送られてきます。年末調整の時期が近づくと、保険会社からの通知が集中するため、うっかり紛失してしまうことも考えられます。届いたらすぐに確認し、必要な情報を控えておくか、コピーを取っておくと安心です。

個人事業主の場合は、年末調整がないため、確定申告の際に控除証明書を提出する必要があります。提出する控除証明書の原本は、確定申告期間の翌日から5年間保管する義務があります。

まとめると、

• 会社: 原則として控除証明書の原本を7年間保管（電子データの場合はデータ原本を保管）
• 従業員: 控除証明書のコピーを保管、住宅ローン控除証明書は紛失しないように注意
• 個人事業主: 確定申告で提出する控除証明書の原本を5年間保管

控除証明書の保管は、納税者としての義務であり、万が一の事態に備えるための大切な備えです。正しい知識を持ち、適切な方法で保管するように心がけましょう。

この記事が、控除証明書の保管に関する疑問を解消する一助となれば幸いです。

#Genpon #Honbun Hozon #Koujo Syomeisho