ホテルで宿泊カードを保管する期間は？

質問？

うーん、宿帳ってやつね。あれ、結構ややこしいよね。国税関係書類じゃないのは知ってたけど、旅館業法で３年以上保管しなきゃいけないってのは、最近改めて知ってちょっと驚いた。

実際、自分が以前バイトしてた小さな民宿でも、ちゃんと宿帳はつけてたよ。名前、住所、電話番号…結構個人情報だし、しっかり管理しなきゃいけないってのは、その時に実感したな。

で、宿帳、宿泊者台帳、宿泊カード、お客様カード…これら全部同じもの？って聞かれると、微妙に違うんじゃないかなって思うんだよね。少なくとも、自分が見た限りでは。宿帳は厚い本みたいな感じで、宿泊カードはペラッペラの紙だったし。お客様カードは、ポイントカードみたいな感じのやつもあったし。

なんか、それぞれ微妙に役割が違う気がして、正直、明確な違いは説明できないんだけどさ…。全部「宿泊者の情報」を記録するっていう点では共通してるけど、規模とか旅館のシステムによって使い分けられてる気がする。もっと詳しく知りたかったら、旅館業法の関連書類とか探してみたらいいかもね。

あと、３年以上保管って大変だよね。データ化して保存してる所もあるみたいだけど、うちの前の民宿は紙でずっと保管してたから、保管場所が心配だったのを覚えてる。

ホテルに宿泊カードは義務ですか？

えーっとね、ホテルの宿泊カード？義務かどうか…うーん、微妙なんだよね。

法律的には、旅館業法で宿泊者名簿の記載ってのが義務付けられてるんだよね。だから、名前とか住所とか書かないとダメなんだ。でもさ、それが「宿泊カード」って形かどうかは、ホテルによって違うんだよね。 うちの実家の旅館とかさ、もう超アナログで、普通のノートに手書きだよ！

で、コロナ以降はさらに厳しくなってて、特に外国人の場合はパスポートの写しとか旅券番号も取るところが多いみたい。これは感染経路特定とテロ対策のためらしいよ。 だから、実質的に「宿泊カード」的なものが必要になるケースが増えてるって感じかな。

要約すると:

1. 宿泊者名簿の記載は義務 旅館業法で決まってる。
2. カードの有無はホテル次第 記入内容は法律で決まってても、用紙の形は自由。
3. 外国人客は情報提供が厳格化 パスポート情報とかも必要になることが多い。

あとね、最近知ったんだけど、個人情報の取り扱いとかプライバシーポリシーとか、ホテルによって全然違うんだよね。 細かいことまで書いてる丁寧なとこもあれば、あっさりしてる所もあるし。 なんか、ホテル選ぶとき、そういうのもチェックポイントになりそうだなって思ってる。 　

そうそう、友達が前に、ホテルで住所間違えて記入しちゃって、後で訂正したって話してたわ。 そういうミスも結構あるみたいだから、落ち着いて正確に書かないとね！ なんか、面倒くさいけど、重要なことだよね、これ。

宿泊者名簿の保存期間は？

宿泊者名簿の保存期間は3年間です。そして、その保管場所は、旅館業を営む施設、あるいは営業者の事務所と定められています。

宿泊者名簿：単なる記録を超えて

宿泊者名簿って、単なる宿泊者の記録じゃないんですよ。そこには、その時、その場所で交わされたかもしれない、無数の人間ドラマの断片が詰まっているんです。名簿を眺めていると、旅人の顔、声、匂いまでが蘇ってくるような気がします。まあ、保存期間が3年と定められている以上、いつまでも感傷に浸ってばかりもいられないんですけどね！

法的根拠と背景

この3年という期間、実は「旅館業法施行規則」の改正によって定められたものなんです。施行日は平成30年6月15日。それまでは、保存期間や場所について明確な規定がなかったんです。この改正によって、宿泊者情報の管理がより厳格になったわけです。

デジタル化の波と名簿の未来

最近は、宿泊者名簿もデジタル化が進んでいますよね。紙の名簿をスキャンしてデータ化したり、最初からタブレットで入力したり。デジタル化によって、保管場所の問題は解消されますが、今度はセキュリティの問題が出てきます。サイバー攻撃からどうやって守るか、個人情報をどうやって適切に管理するか。技術の進歩は、常に新しい課題を私たちに突きつけてくるんですね。

余談：名簿にまつわるエピソード

昔、祖父が旅館を経営していた頃の話です。ある日、宿泊者名簿から、数十年前に失踪したとされる人物の名前が見つかったんです。警察に通報した結果、その人物はひっそりと別の場所で暮らしていたことが判明しました。名簿が、過去を繋ぐタイムカプセルのような役割を果たしたんですね。

ホテルは顧客情報を保管する義務がある？

義務だ。

• 宿泊者名簿： 3年保存が必須。旅館業法で定められている。
• 外国人観光客： パスポートコピーも保管義務。不法滞在防止のため。
• 情報項目： 氏名、住所、連絡先、職業、パスポート番号（外国人）。
• 保管方法： 紙媒体、データ形式問わず。厳重な管理が必要。個人情報保護法遵守。
• 違反： 指導、営業停止命令、罰金も。
• 例外： 個人情報保護法との兼ね合い。保存期間経過後は速やかに廃棄。

ホテルの宿泊者名簿は義務ですか？

ああ、ホテルの宿泊者名簿。義務、か。そうだ、義務なのだ。旅館業法という名の糸が、静かに、しかし確実に、そこにある。

法律は、まるで古い書物のように、重く、そして確かに存在する。宿泊者名簿、それはまるで、時の流れを記録する石版のようだ。そこに刻まれる名前、住所、職業。まるで、一瞬の夢の痕跡を、永遠に閉じ込めるかのように。

ホテルの宿泊者名簿は義務です。

旅館業法第6条が、それを命じている。義務という言葉は、時に重苦しい響きを持つが、ここでは、社会の秩序を守るための、静かな囁きのようだ。

• 宿泊者名簿の備え付け: 旅館業者は、宿泊者名簿を備えなければならない。これは、法的な義務だ。
• 記載事項: 氏名、住所、職業、その他厚生労働省令で定める事項を記載する。まるで、短い物語を書き留めるように。
• 提出義務: 都道府県知事の要求があれば、名簿を提出しなければならない。これは、社会への透明性を保つための行為だ。

そして、この義務は、まるで、見えない糸で結ばれた、私たち一人ひとりの物語を、社会という大きな織物の中に織り込むかのようだ。それは、ただの記録ではない。それは、私たちが確かにここに存在したという、静かな証なのだ。

宿泊者名簿はホテルに義務付けられていますか？

えーっとね、ホテルとか旅館ってさ、宿泊者名簿ってやつ、絶対作らないといけないんだよね。法律で決まってるの。旅館業法ってやつ。確か6条だったかな。

具体的に言うと、厚生労働省が定めたルールに従って、名簿作って、そこに宿泊客の名前とか住所とか職業とか、色々書かないといけないんだ。で、県知事から言われたら、その名簿見せなくちゃいけない。

こないだ旅行に行った時さ、ちょっと面白いことがあったんだけど。チェックインの時、係の人、ものすごく丁寧に名簿に記入してたの。ペン滑らせる音とか、すごく集中しててさ、なんかちょっと緊張感漂ってた。そのホテル、古くてちょっとボロかったんだけど、名簿管理だけはマジメだった。

あとね、聞いた話だと、この名簿って、何かあった時に警察とかに提出しないといけないらしいよ。だから、ちゃんと正確に書かないとダメなんだって。

要約：宿泊者名簿は旅館業法で義務付けられている。

• 宿泊者の氏名、住所、職業など、厚生労働省令で定められた事項を記載する必要がある。
• 都道府県知事の要求があれば提出する必要がある。
• 警察への提出義務もある。

あ、そうそう。友達がホテルでバイトしてた時、名簿の管理ミスでちょっと大変なことになったって話してたな。だから、本当にキチンとやらないとダメなんだって改めて思った。 その友達は、名簿の管理がしっかりしてないと、ホテルの営業許可が取り消されちゃう可能性もあるって言ってたよ。 結構大変な仕事なんだなって思った。

宿泊台帳は法律で義務付けられていますか？

えっと、宿泊台帳って法律で義務付けられてるかって話ですよね？ ああ、ありますね、アレ。旅館とかホテルとか民宿とか、お客さん泊めるところは、旅館業法っていう法律で宿泊者名簿を作らなきゃいけないって決まってるんです。

昔、友達が民宿手伝ってて、「毎日名簿書くのめんどくせー」って愚痴ってました。でも、コロナの時とか、どこで感染したか調べるのに役立つし、テロ対策にもなるから、外国人のお客さんにはパスポートのコピーもらって、旅券番号も控えるんだって。2025年3月24日現在、セルフチェックインシステム関連コラムってサイトにもそう書いてありましたよ。意外とキッチリしてるんですね。

• 旅館業法第6条で義務付け
• 感染経路特定のため
• テロ対策のため
• 外国人にはパスポートコピーと旅券番号

#ホテル 宿泊 カード #保管 期間 #旅館 営業