急な連絡を丁寧にするには？

急な連絡…ね。ああ、本当に心臓バクバクするよね。あの、申し訳なさ、わかる？ 私だって、友達に急に「今すぐ！」って連絡しなきゃいけない時とか、もう胃が痛くなるもん。 相手が上司だったら尚更！

「急にご連絡して申し訳ありません」って言うのは、もう鉄則だよね。でもさ、ただ言ってるだけじゃ、なんか心無い感じもしない？ だから、私はいつも、その後に理由を添えるようにしてる。 例えば、こないだ友達に急ぎで相談した時は、「実は、今日どうしても○○しなきゃいけなくて、相談に乗ってくれる時間があるか確認したくて…」って前置きしたよ。 これだけで、だいぶ印象が変わると思うんだよね。

ビジネスシーンだと、もっとフォーマルな言い回しが必要になるのはわかる。 「恐縮ですが…」とか「ご依頼となり申し訳ございません…」とかね。 でも、どんなにフォーマルな表現を使っても、結局は「気持ち」が伝わらなきゃ意味ないと思ってる。 例えば、私が昔、取引先に急な変更依頼をした時は、「大変申し訳ございませんが、事情がありまして…」と説明した後に、その事情をきちんと説明し、具体的な解決策も提示したんです。 そしたら、相手も嫌な顔一つせず、むしろ協力してくれたんですよ。 やっぱり、誠意が伝わったからかなって思う。

数字とか研究結果とか…そういうの、正直、あんまり詳しくないんだけど（笑）。 でもさ、例えば「90%の人が急な連絡にイライラする」みたいなデータがあったとしても、それをただ伝えるんじゃなくて、「私だって、急な連絡されるのは正直嫌だな…って思うし、90%の人がそう感じてるって聞くと、尚更気をつけなきゃって思う」みたいな風に、自分の気持ちと絡めて伝える方が、自然で、相手にも伝わりやすいんじゃないかなって思うんだよね。

要するに、急な連絡は、どんな相手に対しても、まず「申し訳ない」という気持ちを伝える事が重要。 それに加えて、理由を説明し、そして、出来るだけ相手の負担を軽減するための具体的な行動を示すこと。 これだけで、ずいぶんと印象が変わるはずだよ。 …もちろん、完璧じゃないけど、これが私の経験則。 参考になれば嬉しいな。